บทที่ 2 ข้อมูล สารสนเทศ และการจัดการ

2.1  ข้อมูลและสารสนเทศ

                1. ข้อมูล

                ข้อมูล (data) หมายถึง ข้อเท็จจริงหรือเหตุการณ์ต่างๆ ที่เกิดขึ้นในชีวิตประจำวัน หรือมีลักษณะหลายอย่างผสมผสานเข้าด้วยกัน

               

                2. สารสนเทศ

                สารสนเทศ (information) หมายถึง ข้อมูลต่างๆ ที่ผ่านการประมวลผลแล้ว ซี่งถูกต้องแม่นยำและตรงกับความต้องการของผู้ใช้

               

                 3. ลักษณะของข้อมูลที่ดี

                ข้อมูลที่ดีจะต้องเป็นข้อมูลที่มีคุณภาพ มีความสมบูรณ์ในระดับที่เหมาะสมและตรงกับความต้องการของผู้ใช้

-           มีความถูกต้องและแม่นยำ

-           มีความสมบูรณ์ครบถ้วน

-           ถูกต้อง รวดเร็ว และเป็นปัจจุบัน

-           ความสอดคล้องของข้อมูล

4.  ชนิดและลักษณะของข้อมูล

ข้อมูลที่ใช้ในการประมวลผลแบ่งออกเป็น 2 ชนิด ได้แก่

4.1   ข้อมูลที่เป็นตัวเลข (number data) คือ ข้อมูลที่ใช้แทนจำนวนที่สามารถนำไปคำนวณได้ ซึ่งเขียนได้หลายรูปแบบ คือ

-           เลขจำนวนเต็ม คือ ตัวเลขที่ไม่มีจุดทศนิยม

-           เลขทศนิยม ซึ่งอาจมีคำเป็นจำนวนเต็ม หรือจำนวนที่มีเศษเป็นทศนิยมก็ได้

4.2   ข้อมูลที่เป็นตัวอักขระ (character data) คือข้อมูลที่เป็นตัวอักษรและไม่สามารถนำไปคำนวณได้

5. ประเภทของข้อมูล

เราสามารถแบ่งประเภทของข้อมูลได้ 2 ประเภทใหญ่ ๆ ได้แก่

-           ข้อมูลปฐมภูมิ (primary data) คือ ข้อมูลที่ได้จากการรวบรวมหรือบันทึกจากแหล่งข้อมูลโดยตรง ซึ่งไม่ได้คัดลอกจากบุคคลอื่น ข้อมูลที่ได้จะมีความถูกต้อง ทันสมัย และเป็นปัจจุบันมากกว่าข้อมูลทุติยภูมิ

-           ข้อมูลทุติยภูมิ (secondary data) คือ ข้อมูลที่มีผู้รวบรวมหรือเรียบเรียงไว้ ซึ่งข้อมูลสารสนเทศที่สามารถนำมาใช้อ้างอิงได้

 

2.2 กระบวนการจัดการสารสนเทศ

                เราสามารถแบ่งประเภทของข้อมูลได้ 2 ประเภทใหญ่ ๆ คือ

1.       การรวบรวมและตรวจสอบข้อมูล

-           การรวบรวมข้อมูล เป็นจุดเริ่มต้นของการดำเนินงาน ซึ่งใช้เทคโนโลยีช่วยในการจัดเก็บข้อมูล

-           การตรวจสอบข้อมูล เมื่อมีการรวบรวมข้อมูล ก็จำเป็นต้องมีการตรวจสอบข้อมูลเพื่อความถูกต้อง

2.       การประมวลผลข้อมูล

ประกอบด้วยขั้นตอน ดังนี้                                                                           

-           การจัดกลุ่มข้อมูล ข้อมูลที่จัดเก็บควรจัดกลุ่มเป็นหมวดหมู่ที่ชัดเจน

-           การจัดเรียงข้อมูล เมื่อจัดกลุ่มเป็นหมวดหมู่แล้วก็ควรจัดเรียงข้อมูลที่มีความสำคัญตามลำดับตัวเลข

-           การสรุปผลข้อมูล หลังจากจัดเรียงลำดับความสำคัญของข้อมูลต่าง ๆ แล้ว ก็ควรสรุปข้อมูลเหล่านั้นให้กระชับและได้ใจความสำคัญ

3.       การจัดเก็บและดูแลรักษาข้อมูล

ประกอบด้วยขั้นตอน ดังนี้

-           การเก็บรักษาข้อมูล

4.       การแสดงผลข้อมูล

-           การสื่อสารและเผยแพร่ข้อมูล

-           การปรับปรุงข้อมูล

2.3 ข้อมูลในระบบคอมพิวเตอร์

               

 1. ระบบเลขฐานสอง

              ตัวแทนเลขศูนย์ (0) และหนึ่ง (1) โดยแต่ละหลักจะเรียกว่า “บิด” (Binary Digit : Bit) และเมื่อนำตัวเลขหลายๆ บิดมาเรียงต่อกัน (8 บิต (bit) เท่ากับ 1 ไบต์ (byte)) จะใช้สร้างรหัสแทนจำนวน อักขระ สัญลักษณ์ ทั้งภาษาไทย และภาษาอังกฤษได้

         

      

2. รหัสแทนข้อมูล

                -  รหัสแอสกี (American Standard Code Information Interchange : ASCII) เป็นรหัสแทนข้อมูลด้วยเลขฐานสองจำนวน 8  บิต หรือทำกับ 1 ไบต์ ตัวเลขฐานสอง 8 บิตเรียงกัน 256 สัญลักษณ์

                - รหัสยูนิโค้ต (Unicode) เป็นรหัสแทนข้อมูลด้วยเลขฐานสองจำนวน 16 บิต จะแทนรูปแบบตัวอักษรได้เพียง 256 รูปแบบ โดยแทนตัวอักขระได้ 65, 536 ตัว

              

 3. การจัดการข้อมูลด้วยคอมพิวเตอร์

                ในการจัดเก็บข้อมูลไว้ในสื่อบันทึกต่างๆ จะต้องกำหนดรูปแบบหรือโครงสร้างของข้อมูล เพื่อให้ผู้ใช้งานและคอมพิวเตอร์สามารถใช้ได้ตรงกัน ซึ่งมีรายละเอียดดังนี้)

-           บิต (bit) คือ ตัวเลขหลักใดหลักหนึ่งในระบบเลขฐานสอง (0 กับ 1) ซึ่งเป็นหน่วยที่เล็กที่สุดของข้อมูล

-           ตัวอักขระ (character) คือ ตัวเลข ตัวอักษร หรือเครื่องหมายใดๆ โดยตัวอักขระแต่ละตัวจะใช้เลขฐานสองจำนวน 8 บิต หรือ 1 ไบต์ ในการแทนข้อมูล เช่น 0100 0001 ใช้แทนอักขระ A เป็นต้น

-           เขตข้อมูล (field) คือ ข้อมูลที่เป็นตัวเลขอักขระเรียงต่อกัน เพื่อแทนความหมายใดความหมายหนึ่ง

-           ระเบียนข้อมูล (record) คือ กลุ่มของเขตข้อมูลที่มีความเกี่ยวข้องกัน ตั้งแต่ 1 เขตข้อมูลขึ้นไป

-           แฟ้มข้อมูล (file) คือ กลุ่มของระเบียนข้อมูลที่มีความสัมพันธ์กัน ตั้งแต่หนึ่งระเบียนขึ้นไป

-           ฐานข้อมูล (database) เป็นที่รวบรวมแฟ้มข้อมูลหลาย ๆ แฟ้มเข้าด้วยกัน ซึ่งจะต้องมีความสัมพันธ์กัน ใช้เขตข้อมูลที่เหมือนกันเป็นตัวเชื่อมระหว่างกัน

2.4 จริยธรรมในการใช้ข้อมูล

                ประเด็นต่างๆ ที่น่าสนใจเกี่ยวกับจริยธรรมในการใช้ข้อมูล มีดังนี้

1)      ความเป็นส่วนตัว

ความเป็นส่วนตัว (privacy) ก่อนที่จะเผยแพร่ข้อมูลทุกครั้งต้องคำนึงถึงข้อมูลที่มีความเป็นส่วนตัวสูง

2)      ความถูกต้อง

ความถูกต้อง (accuracy) ก่อนที่จะเผยแพร่ข้อมูลใดๆ ควรตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูลนั้นเสียก่อน

3)      ความเป็นเจ้าของ

ความเป็นเจ้าของ (property) ละเมิดลิขสิทธิ์หรือทรัพย์สินทางปัญญา จะทำให้เกิดความเสียหายทางธุรกิจต่อเจ้าของข้อมูล

4)      การเข้าถึงข้อมูล

การเข้าถึงข้อมูล (accessibility) การใช้งานคอมพิวเตอร์มักมีการกำหนดสิทธิตามระดับของผู้ใช้งาน ก็เพื่อป้องกันและรักษาความลับของข้อมูล

คำถาม  หากถูกละเมิดลิขสิทธ์ของผู้ใช้ควรทำอย่างไร